Làm thế nào để soạn và gửi một email hiệu quả và tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng?
Nếu như ngày xưa người ta dùng phương thức chuyển thư bằng tay để trao đổi thông tin thì ngày nay có quá nhiều lựa chọn khác để bạn trao đổi thông tin cho nhau. Bạn có thể gọi điện, gửi tin nhắn sms, gửi tin nhắn facebook, viber, zalo… (dịch vụ OTT) hoàn toàn miễn phí và rất nhanh chóng. Thế nhưng email là thứ rất quan trọng cho việc trao đổi thông tin trong công việc.
Một email chuyên nghiệp là email sử dụng tên miền riêng (không sử dụng Gmail, Yahoo, Hotmail….) nó có dạng: email@congty.com
VD: maihoa@humano.vn
Việc soạn và gửi một email chuyên nghiệp có thể bạn sẽ được sếp đánh giá cao hay gây được ấn tượng với khách hàng/đối tác, đôi khi nó còn ảnh hưởng đến sự thành công trong một cuộc thương thảo nào đó.
1. Tại sao viết mail lại ảnh hưởng đến sự thành công?
– Ngày xưa (ngày nay vẫn còn) người ta thường đánh giá nết người qua nét chữ “Nét chữ là nết người”, “Giấy rách phải giữ lấy lề”… Ngày nay, khi công nghệ đã phát triển vượt bậc thế này thì việc sử dụng giấy bút trở nên ít đi thay vào đó người ta sử dụng văn bản bằng giấy in hoặc email để truyền đạt thông tin. Thế nên, việc trình bay một email là rất quan trọng.
– Trình bày một email của bạn còn giúp khách hàng/đối tác hoặc sếp bạn nhận biết được phong thái, trình độ, ý thức… làm việc của bạn ở mức độ nào.
2. Vậy để soạn và gửi một email chuyên nghiệp thì như thế nào?
– Chúng ta cần quan tâm đến các điểm sau: T
A. THỜI GIAN (THÔNG TIN):
– Yếu tố tâm lý luôn ảnh hưởng đến hành động của bạn (đã có nhiều nghiên cứu cho thấy điều này). Thế nên, bạn không nên soạn mail khi tâm trạng không tốt.
– Tìm hiểu một chút về người mà bạn sẽ gửi mail: Việc này sẽ giúp bạn cách trình bày và cách dùng từ ngữ trong email nữa.
– Tìm hiểu một vài thông tin liên quan đến nội dung bạn sẽ đề cập trong email để truyền đi một thông tin rõ ràng, chính xác nhất.
– Thời gian gửi mail cũng là vấn đề bạn nên quan tâm. Thường thì bạn nên gửi vào khoảng thời gian 08-09h sáng, lúc mà người ta thường đọc mail để bắt đầu một ngày làm việc. Ngoài ra, bạn cũng nên tìm hiểu xem tâm trạng của khách hàng để chọn thời điểm cho hợp lý. (Có ngoại lệ)
B. CÁCH TRÌNH BÀY MỘT E-MAIL:
1. Chủ đề email:
– Đây gần như là một câu chào mở đầu. Chủ đề email của bạn phải miêu tả ngắn gọn được nội dung chính cần truyền đạt trong email.
VD: Báo cáo công việc quý II, Dấu vân tay khách hàng tại sự kiện 17/3/2019, Chi nhánh Gò Vấp tổng kết hoạt động kinh doanh T3/2019,…
Chú ý: Tuyệt đối không gửi mail không có chủ đề. Bạn thử nghỉ xem, khi vào nhà ai đó mà không chào hỏi thì chủ nhà sẽ đánh giá bạn thế nào?
2. Lời mở đầu trong nội dung email:
– Bạn nên bắt đầu một lời chào, lời chúc (nếu cần) và lý do bạn gửi email này. Thường sẽ là những từ như: Dear anh/chị, Hi Chị, Chào anh Nam,…
VD: Chào anh B,
Em là C bên công ty D. Lời đầu tiên gửi tới anh B lời chúc sức khỏe và thành công.
Theo như thông tin trao đổi trong buổi nói chuyện (hoặc: trong cuộc gọi…) em xin gửi tới anh thông tin về dịch vụ, sản phẩm bên công ty em như sau:
Chú ý: Lời chúc sẽ tạo sự quan tâm và gây ấn tượng, việc trình bày được lý do sẽ làm cho người đọc có lý do để đọc email này..!
3. Nội dung chính trong email:
– Bạn nên trình bày một cách ngắn gọn, súc tích nhưng phải đáp ứng đầy đủ thông tin.
– Những nội dung quan trọng nên đưa lên trước, tô đậm, đổi màu chữ…. (Nội dung phải soạn logic từ trên xuống dưới để người đọc lướt qua mà vẫn có thể hiểu được nội dung bạn muốn truyền đạt là cái gì)
– Nên gạch đầu dòng các ý, tách các đoạn văn rời khỏi nhau và chèn hình ảnh, liên kết kèm theo (nếu có và cần) để làm rõ vấn đề hơn.
VD: Ở đây mình không có ví dụ cụ thể vì phải dựa vào nội dung email bạn gửi
Chú ý: Không soạn một cách tràn lan toàn là chữ, không có dấu chấm, dấu phẩy, xuống dòng, không viết hoa đầu dòng, không viết hoa các danh từ riêng…
4. Chèn ảnh, liên kết hoặc đính kèm tập tin:
(Chèn hình, đính kèm tập tin, chèn liên kết, thậm chí là biểu tượng cảm xúc trong Gmail)
– Hiện nay các dịch vụ mail đều cho phép người dùng chèn hình ảnh, liên kết, tập tin đính kèm.. Nếu bạn đăng nhập và sử dụng mail trực tiếp trên trình duyệt (không sử dụng dịch vụ thứ 3 như outlook chẳng hạn) thì nó vẫn cho phép bạn chèn hình, chèn liên kết và đính kèm tập tin. Bạn muốn soạn soạn mail chuyên nghiệp hơn có thể sử dụng outlook để quản lý mail.
– Trong trường hợp mail bạn cần đính kèm nhiều tập tin thì nên đặt tên cho từng tập tin ấy để dẽ phân biệt
VD: Tôi gửi đính kèm 3 tập tin: Mẫu báo cáo STVT Humano, Dich_vu_them.xls (xlsx), và một thư mục hình ảnh đã nén lại hinh_anh_demo.zip. Bạn cũng có tạo 1 thư mục để bỏ tất cả chúng vào rồi nén lại hoặc đính kèm từng tập tin một
Chú ý: Đặt tên tập tin đính kèm người đọc sẽ dễ dàng tìm thấy nội dung họ cần đọc, sau này cần tra lại họ tìm kiếm cũng sẽ thấy?
5. Phần cuối thư:
– Cuối thư là nơi bạn mong muốn người đọc làm điều gì đó, sau đó bạn nên có một lời cảm ơn, lời chúc….
VD:
Cảm ơn anh B đã đọc email này, em mong nhận được phản hồi của anh sớm. Nếu cần thêm thông tin gì anh phản hồi lại cho em anh nhé.
Chúc anh một ngày tốt lành!
Trân trọng
Tên người gửi
6. Chữ ký:
– Một email có chữ ký sẽ trở nên chuyên nghiệp hơn. Bạn vào phần Cài đặt và thay đổi chữ ký.
– Hơn nữa, chữ ký là nơi mà bạn cung cấp cho người đọc mail về những thông tin khác về công ty, bản thân như: email, số điện thoại, website công ty….
– Khi thể hiện chữ ký, người đọc sẽ không cảm thấy khó chịu nhưng bạn vẫn PR hoặc truyền đạt nội dung khác mà nếu như bạn bỏ vào phần nội dung chính đôi khi sẽ gây khó chịu cho người khác.
Một số nguyên tắc trên giúp bạn tham khảo để có một email chuyên nghiệp, tuy nhiên cũng phải tùy thuộc vào hoàn cảnh, trường hợp bạn gửi thư để đưa ra một email tốt nhất.
